Cách lập kế hoạch làm việc hiệu quả

Muốn phát triển con đường sự nghiệp thuận lợi, bất cứ ai cũng phải vạch ra nhiều kế hoạch làm việc phù hợp với từng hoàn cảnh, từng giai đoạn. Điều này đòi hỏi bạn phải hội tụ rất nhiều kỹ năng trong đó nhất thiết không thể thiếu kỹ năng quan lý thời gian.

Một người khi ứng tuyển nhân viên hành chính văn phòng càng nên rèn luyện kỹ năng này vì công việc văn phòng vốn nhiều áp lực, nếu bạn không biết cách sắp xếp thì sẽ thường xuyên trong tình trạng căng thẳng vì chưa giải quyết xong việc này việc khác đã đến!

1. Kế hoạch làm việc trong ngày

Chỉ một phép thử có thể biết được chúng ta đã sử dụng thời gian cho công việc như thế nào khi không ai có thể trả lời được câu hỏi: thời gian rảnh rỗi mỗi ngày của bạn là bao nhiêu và bạn thường làm gì trong khoảng thời gian đó. Vâng, không một ai có thể trả lời câu hỏi đó một cách tự tin và rõ ràng, thậm chí có người chọn cách im lặng.

kế hoạch làm việc

Điều này chứng minh rằng, hầu hết chúng ta đang không thực hiện công việc theo tiến trình và deadline. Chúng ta vẫn biết công việc mỗi ngày là gì nhưng đồng thời cũng biết, không thể hoàn thành công việc đó trọn vẹn.

Vì vậy mà tôi cho rằng, thời gian đóng vai trò là chiếc chìa khóa của thành công. Mà trong đó, việc lên kế hoạch cho công việc cần phải có yếu tố thời gian đậm đặc đan xen thì mới có thể đưa tới một check list hoàn chỉnh.

Vậy sau khi nhận thức rõ được vai trò quan trọng của thời gian thì bạn hãy tập trung dành ra 18 phút và bắt tay vào việc lập ra một kế hoạch làm việc hoàn hảo mỗi ngày theo những hướng dưới đây.

Trong việc tìm việc cũng vậy, bạn cũng cần lên kế hoạch để mang lại hiệu quả cao và tìm việc làm nhanh nhất. Khi bạn mong muốn mức lương kỳ vọng càng cao thì việc bạn bỏ thời gian tìm việc nghiêm túc là việc cần phải làm.

Nguyên tắc thời gian khi lập kế hoạch

Những bí quyết tuy luôn luôn là điều bí ẩn song chúng lại là chiếc chìa khóa lớn nhất giúp con người mở ra cánh cửa của sự thành công. Bất kể một phương diện, lĩnh vực nào cũng vậy, chúng ta cũng đều cần tới bí quyết.

Nhất là khi rơi vào tình huống ngặt nghèo, bí quyết luôn giúp con người không chỉ vượt thoát được những nguy hiểm mà còn tạo cú bật nhảy rất mạnh mẽ để vươn đến những tầm cao mới. Trong công việc, không phải đợi tới khi khó khăn mới tìm kiếm bí quyết, mà ngay từ khi bắt đầu, bí quyết cũng là chiếc chìa khóa giúp con người bật nhảy thành công và không phải gặp những khó khăn trong suốt chặng đường.

Vậy bí quyết lớn nhất và được cho là quan trọng nhất để thành công trong công việc là gì? Đó là làm việc theo trình tự

Nói thì rất nhanh và đơn giản, thế nhưng đã mấy ai có thể list ra một danh sách kế hoạch làm việc hoàn hảo.  Đôi khi người ta phải dồn hết tâm trí, sức lực, mọi tư duy logic thì mới có thể lên được một bản kế hoạch công việc chỉnh chu nhưng chưa chắc đã là hoàn hảo nhất.

Sự hoàn hảo khi con người biết lên một trình tự hoàn hảo cho tất cả các bước cần phải làm, làm ra sao và cái đích hướng đến là gì, cần đến được khi nào? Trình tự cũng là sự phù hợp và đúng thời điểm.

Mọi thứ cần kết hợp hài hòa một cách tuyệt đối để ván bài sự nghiệp có thể lật ngửa. Và ba bước hoàn hảo dưới đây sẽ phần nào gỡ rối cho chúng ta để có được một bước đi vững chắc trong sự nghiệp

Bắt đầu từ mục tiêu hoàn thành thật tốt mỗi công việc được giao, bạn hãy quyết định thật kỹ lưỡng và chuẩn xác xem bạn sẽ bắt tay thực hiện ở đâu, khi nào. Áp dụng những nguyên tắc dưới đây:

nguyên tắc thời gian khi lập kế hoạch làm việc

Nguyên tắc 5 phút đồng hồ

Chỉ dành ra 5 phút để lập kế hoạch cho cả một ngày. Bạn hãy viết ra giấy tất cả mọi việc cần làm, quyết định chính xác những đầu việc quan trọng để ưu tiên đưa lên đầu.

Nguyên tắc 1 phút mỗi giờ

Một phút lơ lễnh trong công việc bạn có thể tạo ra rất nhiều nguy cơ. Khi nói tới nguyên tắc này, chúng ta đề cao vai trò của sự tập trung.

Đôi khi người ta thường bỏ qua những biện pháp để có thể hình thành tính tập trung cho công việc vì cho rằng nó quá phiền phức thế nhưng nếu nó tốt cho bạn, cho công việc của bạn thì sao?

Chẳng có lý do gì để không làm cả. Ngay cả khi bạn đặt hẹn giờ với tất cả các thiết bị ở xung quanh như đồng hồ, máy tính, điện thoại,… để chúng kêu lên mỗi giờ mỗi phút. Tiếng kêu đó có thể thúc đẩy tâm trí của bạn ý thức thật sâu vào công việc.

Mỗi lần chuông reo, nhớ hít thở sâu và nhìn lại bản kế hoạch và tiến trình công việc của mình để tự hỏi xem bản thân đã sử dụng một giờ đồng hồ vừa rồi thực sự có ích hay chưa. Đó là cách bạn đang quản lý công việc theo thời gian và cũng là một ông chủ lớn của thời gian.

Nguyên tắc 5 phút cho sự kết thúc ngày làm việc

Tương tự như 5 phút vạch ra kế hoạch mỗi ngày, bạn cần tới 5 phút để kết thúc ngày làm việc của mình. Với 5 phút đó, bạn sẽ làm gì?

Đó là việc đánh giá lại toàn bộ công việc đã làm ở trong ngày, hỏi bản thân mình xem đã làm những gì? Kết quả ra sao? Đạt kế hoạch hay là vượt kế hoạch? Thỏa mãn hay chưa thực sự ghi nhận?

Mọi thứ đã coi như hoàn tất và dù thế nào, bạn đã đem hết sức lực vào công việc. Do đó, khi rời khỏi công ty, bạn sẽ mang theo cảm giác mình đã làm được nhiều việc hữu ích. Đó là sự thành công lớn nhất.

Cách lập kế hoạch làm việc trong ngày

Duy trì lịch làm việc mỗi ngày có thể giúp cho bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, có thể làm được nhiều việc hơn, ít quên công việc hay là bị phân tâm. Duy trì hoạt động lên kế hoạch làm việc có thể sẽ đòi hỏi một chút thời gian để làm quen nhưng bạn sẽ nhận lại được rất nhiều lợi ích từ việc này, có thể giảm bớt căng thẳng và kiểm soát tốt hơn các hoạt động của công việc và cuộc sống.

Vậy tất cả những điều bạn cần làm để lập kế hoạch cho một ngày làm việc là gì?

Chuẩn bị một cuốn lịch

Chuẩn bị lịch làm việc cho một ngày sẽ giúp cho bạn có thể tự điều chỉnh cũng như theo dõi thái độ làm việc của bản thân thông qua việc ghi chép những đầu việc đã thực hiện và sẽ làm.

Khi lựa chọn một cuốn lịch thì bạn cần phải đảm bảo được cuốn lịch đó có đủ khoảng trống cho bạn liệt kê công việc. Có một số loại lịch đã lên khung nội dung sẵn theo chủ đề như công việc hàng tuần, công việc hàng ngày hay hàng giờ.

Ngoài lịch công việc ra thì bạn cũng có thể sử dụng cuốn sổ ghi chép. Vì thế hãy chọn loại sổ ghi chép phù hợp với mong muốn, nhu cầu của bạn.

Một cuốn lịch hay một cuốn số ghi chép sẽ là duy nhất, bạn không nên dùng nhiều cuốn sổ hay lịch để phân chia riêng cho từng đầu việc, chẳng hạn như lịch dành riêng cho công việc, lịch dành riêng cho đi học thêm, lịch cho công việc đã làm hay chưa làm, … Hãy ghi tất cả mọi hoạt động việc làm trong ngày của bạn vào trong cùng một cuốn sổ hay cuốn lịch.

cách lập kế hoạch làm việc trong ngày

Hiện nay có nhiều loại lịch làm việc điện tử được sử dụng ngay trên điện thoại, máy tính với tính năng tiện ích có thể đồng bộ được với những thiết bị điện tử khác sẽ giúp cho bạn có thể xem lịch công việc của mình ở bất cứ đâu. Không chỉ vậy, chúng ta còn có thêm sự lựa chọn đối với nhiều loại ứng dụng tân tiến khác giúp cho bạn có thể lập kế hoạch làm việc hàng ngày, trong đó được nhắc nhở nhiệm vụ và hẹn giờ rất tiện ích.

Dù chọn hình thức truyền thống hay hiện đại thì những cuốn lịch cũng sẽ giúp cho bạn không những theo dõi được việc đã làm mà đồng thời còn giúp cho bạn có thể ghi chú cả cách thức thực hiện cũng như những cảm nghĩ của bạn đối với nhiệm vụ công việc đó. Hãy viết thêm ở phía sau nhiệm vụ công việc những ghi chú cần thiết, việc này sẽ giúp bạn có thể theo dõi được thái độ làm việc của mình một cách hiệu quả.

Sắp xếp nhiệm vụ

Đối với lịch làm việc qua thiết bị điện tử, cho phép bạn có thể thực hiện nhiều tính năng thú vị như phối màu vào những nhiệm vụ khác nhau như một hình thức đánh dấu, phân biệt vậy. Bạn có thể chọn màu đỏ cho nhiệm vụ  liên quan đến công việc buổi sáng, màu xanh cho nhiệm vụ cần thực hiện buổi chiều chẳng hạn, màu hồng cho kế hoạch đi ăn trưa, …

Khi đã đưa ra sự phân biệt rạch ròi giữa các nhiệm vụ thì bạn có thể nghiên cứu công việc để đưa ra những thứ tự ưu tiên, việc gì thực hiện trước việc gì thực hiện sau.

Sắp xếp và tô màu những đầu việc là cách hữu dụng giúp cho bạn hình dung dễ dàng thời gian của bạn được dành để làm gì. Ví dụ như trong bản kế hoạch việc làm mỗi ngày của bạn có nhiều màu đỏ hay màu xanh thì đồng nghĩa cho việc bạn sẽ phải đảm nhiệm công việc nào đó nhiều hơn. Dựa vào đó cũng cân nhắc để điều chỉnh sự sắp xếp sao cho hợp lý.

Lựa chọn nhiệm vụ ưu tiên

Trong quá trình sắp xếp nhiệm vụ, điều quan trọng nhất là bạn cần phải xác định dược nhiệm vụ nào là nhiệm vụ quan trọng nhất cần phải được thực hiện trước tiên mà không thể trì hoãn.

Nhìn vào ví dụ sau đây, bạn sẽ hiểu hơn đối với việc lựa chọn sắp xếp công việc. Giả sử bạn đang phải làm một bài luận và một bản báo cáo thí nghiệm và phải trình bày cả hai trong cùng một tuần. Vậy thì phải làm sao?

Thực hiện nhiệm vụ này, chúng ta có thể tiến hành theo những bước dưới đây:

Thứ nhất, tự đặt ra một số câu hỏi để xem nhiệm vụ nào cần thực hiện trước, thời gian hoàn thành trong bao lâu:

  • Nhiệm vụ nào tới kỳ hạn trước?
  • Nhiệm vụ nào cần nhiều thời gian thực hiện và hoàn thiện?
  • Xét về giá trị thì nhiệm vụ nào quan trọng nhất?
  • Nhiệm vụ nào khó khăn nhất?

Cần quyết định đâu là sự ưu tiên của bạn, thời gian, hoàn thành, hạn nộp kết quả cụ thể, giá trị nhiệm vụ. Chỉ có bạn mới là người biết rõ về bản thân của mình nhất, cho nên hãy lựa chọn theo mức độ ưu tiên để đảm bảo sự phù hợp trong khâu thực hiện và đạt được kết quả như ý.

Đánh dấu nhiệm vụ được ưu tiên

kế hoạch làm việc hiệu quả

Sau khi quyết định nhiệm vụ ưu tiên nào đó thì bạn cần đánh dấu nó lại trong lịch công việc của mình. Bạn có thể xem toàn bộ lịch làm việc mỗi ngày, đặt ký hiệu cho nó theo quy ước dễ nhớ nhất của bạn. Chẳng hạn như, đặt A cạnh nhiệm vụ quan trọng nhất cần thực hiện đầu tiên, đặt B cạnh nhiệm vụ cần thực hiện vào ngày hôm sau, đặt C vào những nhiệm vụ cần được hoàn thành trước ngày thứ 7,…

Đặt kỳ hạn cho từng nhiệm vụ

Hãy ghi ra thời gian bạn dự kiến thực hiện hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Mấu chốt nằm ở chỗ bạn cần tính toán cẩn thận, kỹ lưỡng để phân chia thời gian đủ hoàn thiện mỗi nhiệm vụ.

Nếu lên lịch trình quá dày thì dễ rơi vào tình trạng căng thẳng. Cho nên cân nhắc thật kỹ trong ngày hôm đó bạn có thể đảm nhiệm tới giới hạn nào để đặt ra đầu việc cụ thể vừa sức.

Đồng thời còn cần phải tính đến cả thời gian cho việc di chuyển, đi lại, các hoạt động phát sinh.

Thêm thời gian nghỉ vào lịch làm việc

Hầu như tất cả mọi người thường tính toán không đủ thời gian để hoàn thiện nhiệm vụ do chưa đưa thêm thời gian nghỉ vào trong lịch trình đó.

Vậy nên, cần tính toàn bộ thời gian được dùng, bao gồm cả việc chuẩn bị thực hiện công việc và thu dọn sau khi hoàn thiện. Điều này sẽ giúp cho bạn có thể tính toán chính xác hơn về thời gian để sắp xếp lịch làm việc cho phù hợp.

Luôn chú ý tính toán thêm vào cả thời gian dư để thực hiện công việc. Ví dụ như đối với một công việc theo dự tính chính xác của bạn sẽ hoàn thành xong trong vòng 15 phút thì hãy tính dư ra trong lịch làm việc là 16 phút. Số phút dư đó sẽ được cộng lại, giúp cho bạn có thời gian đệm thêm hoặc tránh việc chậm trễ.

Tự hỏi bản thân mình xem liệu bạn còn có nhiệm vụ nhỏ nào cần tiến hành bên cạnh những công việc lớn hơn hay không. Chẳng hạn như bạn có cần phải gửi báo cáo cho sếp sau khi hoàn thành mỗi một công việc hay không?

2. Cách lập kế hoạch làm việc trong tuần

Bạn đang ấp ủ những dự định, mục tiêu cho bản thân, diều này chỉ ra được thiên hướng trong cách sử dụng quỹ thời gian của mỗi cá nhân. Mỗi người có những niềm đam mê, có mục tiêu khác nhau cho nên sẽ có những đam mê khác nhau, do đó nó quy định cách sử dụng thời gian khác nhau.

Mỗi dự định nên đưa ra “khung chương trình” cho nó theo một thứ tự ưu tiên nhất định nào đó. Đây chính là lý do để bạn nên đưa ra lịch trình công việc cụ thể, hơn hết, đưa ra kế hoạch làm việc có cần phải đảm bảo sự tương thích giữa đam mê, nguyện vọng của cá nhân với thời gian phải thật phù hợp.

Bên cạnh việc lập kế hoạch tỉ mỉ cho từng ngày làm việc theo cách ở trên thì bạn cũng cần phải tiến hành lập một thời khóa biểu cho cả tuần làm việc. Chi tiết cụ thể từng ngày làm việc đã có trong lịch làm việc trong ngày, còn lịch làm việc theo tuần cũng cần chi tiết nhưng là bản chi tiết tổng hợp theo dạng chỉ nêu ra những đầu việc quan trọng cần phải làm trong tuần là gì?

Có thể nói, lên lịch làm việc tuần là thói quen phác thảo kế hoạch công việc trong một quãng thời gian không ngắn nhưng cũng không quá dài, đủ để bạn hình dung ra được những yếu tố cần thiết phải thực hiện trong quãng thời gian đó. Chẳng hạn như thời gian làm việc theo tháng có thể chưa cụ thể trong hình dung và dự trù của bạn nhưng trong một toàn, bạn hoàn toàn có thể dự trù được trước những việc quan trọng nào cần phải làm.

cách lập kế hoạch làm việc trong tuần

Đối với việc quan lý thời gian, bạn sẽ có được rất nhiều thuận lợi.

  • Hiểu rõ hơn những mong muốn của bản thân, biết cách cân nhắc điều gì thực sự đáng để cho bạn đầu tư thời gian.
  • Tận dụng triệt để và hiệu quả thời gian sẵn có. Cùng một quỹ thời gian, có người có thể học được một ngôn ngữ nào đó thành thạo nhưng có người thì không, đó là do cách họ sử dụng thời gian như thế nào, có lập kế hoạch hay không.
  • Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng, chắc chắn phải đạt được. Một người luôn lập ra lịch trình, kế hoạch việc làm có thể là người bận rộn thế nhưng không phải là người tất bật mỗi ngày, mỗi tháng với cả núi công việc và luôn phải nói rằng: tôi không có thời gian
  • Có thời gian sự trù cho những việc phát sinh.
  • Giảm thiểu khả năng bị stress bởi vì bạn có thể  tự mình làm chủ cuộc sống một cách hợp lý.

Cũng tương tự với việc lập kế hoạch làm việc trong ngày thì công cụ để bạn lập kế hoạch làm việc trong tuần bao gồm các công cụ như nhật ký, sổ tay ghi chép, hay là lịch làm việc điện tử. Dù bạn có là người giỏi ghi nhớ nhưng cũng không thể “ghi chép” hết mọi việc trong não bộ của bạn được, thế nên hãy ghi mọi thứ vào sổ tay để không phải lãng phí thêm thời gian nhớ ra lịch làm việc.

Các bước đơn giản lập kế hoạch làm việc trong tuần

Sau đây là những bước đơn giản để lên kế hoạch cho một tuần làm việc của bạn.

Tìm thời gian rảnh. Ai cũng muốn dành thời gian tốt nhất cho những công việc quan trọng mỗi ngày nhưng ngoài chúng ra thì chúng ta còn có thời gian riêng tư, thời gian dành cho hoạt động yêu thích, vậy nên hãy dự trù cả quỹ thời gian hợp lý dành cho chúng.

Tiếp theo, lấp đầy những hoạt động bạn cần thực hiện vào những khoảng thời gian này. Đi cùng với đó, hãy để tâm tới trình tự ưu tiên của các nhiệm vụ tương tự với kế hoạch làm việc ngày.

Sự ưu tiên này có thể sắp xếp theo sở thích hoặc theo những phân tích về mức độ quan trọng của công việc. Nguyên tắc quan trọng cần thực hiện khi lên kế hoạch làm việc tuần đó là ưu tiên những mục tiêu lớn, đẩy những việc nhỏ lùi về sau, thực hiện sau.

Dành thời gian cuối tuần để xử lý những sự cố phát sinh, để thực hiện được còn phụ thuộc vào kinh nghiệm bạn có. Ví dụ, trong tuần bạn sẽ thực hiện một công việc nào đó có tính rủi ro cao, đòi hỏi phải vận dụng nhiều kỹ năng như đi gặp đối tác ở nước ngoài chẳng hạn, vậy thì đương nhiên cần phải chuẩn bị cho nó thời gian dự phòng nhiều hơn.

Nhiệm vụ trong thực tế luôn luôn khác rất nhiều so với nhữ gì chúng ta đã dự trù. Đó cũng là nguyên nhân vì sao chúng ta dễ bị lúng túng đối với những công việc mới.

Thậm chí với những người chưa có kinh nghiệm, chưa thông thạo trong cách lên kế hoạch còn phải sử dụng cả quỹ thời gian cá nhân để xử lý nốt công việc. Nó sẽ khiến cho bạn cảm thấy tất bật, bận rộn và dường như lúc nào cũng bị cuốn vào vòng xoay của công việc vậy. Thế cho nên, dù mới học cách lập kế hoạch thì bạn cũng cần phải chú ý tính cả thời gian dự trù cho mỗi nhiệm vụ việc làm.

các bước lập kế hoạch làm việc tuần

Một cá nhân đã chuyên nghiệp trong việc lập kế hoạch làm việc là người có thể lường trước được càng nhiều khả năng có thể xảy ra càng tốt, và dự tính được cả những điều có thể gây ra cản trở cho công việc. Do vậy, bạn cố gắng hoàn thiện kế hoạch việc làm của mình càng hoàn hảo bao nhiêu thì bạn càng dễ dàng thực hiện công việc thuận lợi bấy nhiêu.

Ngoài ra, bạn cũng cần lập kế hoạch theo tiêu chí linh hoạt, tùy theo từng trường hợp mà có thể thay đổi kế hoạch vào thời điểm chót. Nhưng việc thay đổi này cần phải suy xét kỹ lưỡng, bởi vì bạn đã dành rất nhiều thời gian tính toán cũng như nắm rõ sự logic trong lịch trình cả một tuần làm việc, nếu có bất cứ thay đổi nào bộc phát cũng có thể gây rối trật tự cho những đầu việc khác.

Chính vì thế cần phải kiểm tra mức độ logic nếu thay đổi công việc. Sau đó, sắp xếp mọi thứ sao cho vừa nhanh chóng, đơn giản vừa không gây ảnh hưởng tới các trật tự việc làm đã được tính toán còn lại.

Về cách sắp xếp lịch làm việc theo tuần, có thể tóm gọn công việc như sau:

  • Vạch ra khoảng thời gian trống
  • Điên vào trong từng mục thời gian những công việc cụ thể theo trình tự ưu tiên
  • Dành thời gian cho sự việc bất ngờ
  • Có thể linh hoạt thay đổi kế hoạch nếu cần thiết nhưng nên hạn chế.

Tham khảo thời khóa biểu cho một tuần làm việc

Dậy sớm hơn vào ngày đầu tuần

Với đa số dân văn phòng, dường như tâm trạng mệt mỏi, thường nhớ trước quên sau hay mất tập trung là những biểu hiện quen thuộc “như cơm bữa”. Theo một cuộc khảo sát tại Đức đã chó thấy có tới 80% người mang tâm trạng tồi tệ trong ngày đầu tuần đi làm.

Thêm vào đó, áp lực đến từ việc lập kế hoạch làm việc và đưa ra quyết định cho cả một tuần làm việc mới càng làm tăng thêm mức độ căng thẳng. Những người chuyên gia đã gửi tới tất cả chúng ta lời khuyên, việc thức dậy sớm vào sáng đầu tuần là cách hay nhất giúp bản thân có thể tránh được cảm giác chốn việc.

Sự căng thẳng có mối quan hệ vô cùng chặt chẽ đối với thời gian. Một buổi sáng đầu tuần được chuẩn bị thật chu đáo về mọi thứ chắc chắn sẽ giúp cho bạn có thể giảm được cảm giác mệt mỏi, sẵn sàng tiếp nhận mọi thử thách.

Tưởng tượng về ngày thứ ba

Nếu trong tâm trí bạn, thứ hai đầu tuần là ngày quá độ giữa công việc và sự nghỉ ngơi thì bạn nên đối diện với hiện thực ngay vào ngày thứ ba. Lúc này bạn cần để cho tinh thần của mình tập trung hoàn toàn cho công việc.

Theo một nghiên cứu, 10 giờ sáng thứ ba chính là thời điểm công việc có áp lực lớn nhất, thời gian này khiến cho thần kinh của bạn phải căng lên và đã rất nhiều người phải tranh thủ làm việc cả trong giờ nghỉ trưa.

Chuyên gia đã kiến nghị rằng, vào thời gian này chúng ta có thể thực hiện bài rèn luyện tâm lý nhỏ. Hãy tìm một chỗ thật yên tĩnh, nhắm mắt lại và hít thở thật sâu 10 cho đến 20 lần

Mỉm cười vào ngày thứ tư

Nếu thứ ba chúng ta phải lên dây cót cho hệ thần kinh thì thứ tư là một ngày phải tiếp nhận nhiều thông tin nhất. Theo đó, gánh nặng trong công việc cũng gia tăng khiến cho tâm trạng xuống dốc không phanh.

Vì thế hãy giữ nụ cười trong cả ngày. Nụ cười sẽ giúp bạn giảm đi mọi căng thẳng, sự phiền toái.

Vào thời điểm này, hãy hướng tới mục tiêu, mỉm cười với những dự định và khao khát nhiều hơn về kết quả có thể đạt được. Đây là cách để bạn bước ra khỏi tâm trạng chán nản, đồng thời tăng cường sự tự tin cho bản thân.

Tạo không gian làm việc thoải mái vào thứ năm

Nhiều người đã ví von vui rằng, thứ năm chính là đêm tối trước bình minh vì quan niệm đây chính là khoảng thời gian khiến cho con người luôn luôn cảm thấy mệt mỏi, đạt được hiệu quả thấp nhất trong công việc.

Mọi sự căng thẳng được tích lũy trong tuần có thể nói chỉ đợi tới thời gian này để bùng phát. Bạn được khuyên rằng, nên trang bị thêm đèn trong văn phòng và góc làm việc được sáng hơn vì điều đó có tác dụng giúp cho tâm trạng của bạn có thể được bình tĩnh và vui vẻ hơn rất nhiều.

thời khóa biểu kế hoạch làm việc

Ở một góc nhìn nào đó, cảm giác mệt mỏi vào ngày làm việc thứ 5 có quan hệ mật thiết với vấn đề thiếu dưỡng khí. Bên  cạnh đèn thì bạn cũng có thể đặt trên bàn làm việc của mình một cây xương rồng nhỏ xinh vì chúng có tác dụng rất tốt trong việc cung cấp một lượng không khí cần thiết giúp cho bạn có thể giảm rất nhiều cảm giác mệt mỏi.

Coi thứ sáu giống ngày thứ hai

Tại sao phải làm như vậy. Khi chúng ta đã trải qua bốn ngày làm việc đầy mệt mỏi thì dường như ngày thứ 6, tâm trạng sẽ được cải thiện hơn rất nhiều. Ngày này hiệu quả công việc được khảo sát cao hơn nhiều những ngày trước đó.

Có lẽ, chính tâm lý thoải mái giúp cho bạn có được sự tập trung cao độ để xử lý mọi công việc nhanh hơn, từ đó nâng cao hiệu quả của công việc nhiều hơn. Nhưng theo lời kiến nghị từ các chuyên gia thì tốt hơn hết bạn hãy coi ngày thứ 6 là thứ hai đầu tuần, tiết chế lại cảm giác, không cho sự thư giãn được lơi lỏng quá mức vì nó khiến cho bạn khó tránh khỏi tâm lý căng thẳng vào ngày thứ 2.

Thứ 7, tập trung lên kế hoạch công việc cho tuần mới

Chỉ với những cảm giác đi qua từng ngày như vậy cũng đủ thấy một tuần làm việc của bạn đã trôi qua với rất nhiều biến động. Để “bù đắp” lại mọi sự căng thẳng, áp lực thì mỗi người lại chọn cho mình một cách riêng.

Trong đó, có nhiều người đã lựa chọn cách tham gia vào những cuộc gặp gỡ, nhậu nhẹt để giải tỏa. Tuy nhiên, đây là một trong những nguyên nhân quan trọng khiến cho chúng ta dễ bị mất ngủ, tạo thêm áp lực mệt mỏi cho ngày nghỉ chủ nhật. Đương nhiên ngày nghỉ chủ nhật của bạn mệt mỏi và có áp lực thì sẽ không thể nào có được ngày làm việc thứ hai sảng khoái, khỏe mạnh đâu nhé.

Thực tế đã có nhiều người sau ngày nghỉ chủ nhật đã phải xin phép nghỉ ốm vào thứ hai. Để không rơi vào tình trạng này thì bạn cần biết cách tận hưởng thời gian nghỉ của mình trong ngày làm việc thứ bảy, dành ra 1 tiếng đồng hồ để lên kế hoạch làm việc cho tuần mới.

3. Kế hoạch làm việc trong tháng

Lập kế hoạch làm việc cho cả một tháng thì lại đòi hỏi chúng ta phải có khả năng tổng hợp vấn đề bao quát hơn. Trong đó, vẫn không thể nào bỏ qua được giá trị quan trọng của việc quan lý thời gian trong khi lập kế hoạch.

Thứ nhất, bạn cần phải xác định được điều gì là quan trọng cũng như cần thiết nhất trong thời điểm hiện tại. Thứ hai, tự lên kế hoạch cụ thể cho công việc. Bạn nên sử dụng ma trận thời gian khi lập kế hoạch.

Chúng ta thường bị chi phối từ hai yếu tố khi phải đưa ra quyết định làm công việc gì trước. Đó là sự khẩn cấp và quan trọng.

Trong đó, đa phần bị thúc đẩy nhiều hơn ở yếu tố “ khẩn” và tự đưa mình bị cuốn trong vòng xoáy của những việc làm gấp rút, tới kỳ hạn và sát nút. Lúc này đa số mọi người đều cho rằng bản thân mình đã làm đúng,  nhưng đó chỉ là lầm tưởng.

Khi đó bạn có thể sử dụng ma trận thời gian để đưa ra sự đánh giá cho những mức độ hiệu quả trong của việc sử dụng thời gian trong tháng để lập kế hoạch làm việc. Cách làm rất đơn giản:

Bước 1: Liệt kê toàn bộ công việc hoạch định trong tháng cần làm

Bước 2: Phân loại công việc theo các nhóm dựa vào yếu tố quan trọng và khẩn cấp.

Bước 3: Sắp xếp việc làm theo thứ tự ưu tiên. Phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện chúng.

Chìa khóa để sử dụng ma trận vào quản lý thời gian chính là tính kỷ luật, thái độ kiên quyết xử lý từng công việc theo đúng trình tự ưu tiên đã đặt ra.

4. Cách lập kế hoạch làm việc theo mẫu

Dù là lập kế hoạch việc làm theo ngày, theo tuần hay theo tháng thì chúng ta cũng có thể sử dụng một mẫu chung. Sử dụng bảng để phân chia cụ thể hơn cho từng đầu việc, từng thời gian.

Bạn có thể tự kẻ bảng kế hoạch vào sổ tay, giấy A4 được kẹp cẩn thận trong tập tài liệu hoặc dán lên tường trước bàn làm việc để không quên. Cách nhanh chóng, đơn giản hơn là lập kế hoạch công việc trong file excel và lưu trữ trong máy tính. Hiện nay dưới sự tác động của công nghệ mà người ta có thể đồng bộ dữ liệu, tiện lợi để bạn đọc kế hoạch nhanh chóng trên thiết bị di động.

cách lập kế hoạch làm việc theo mẫu

Khi lập bảng kế hoạch làm việc, hãy tính toán các hàng các cột cần thiết, đủ để ghi công việc. Nên đưa vào bảng các tiêu chí: việc làm, thời gian bắt đầu, thời gian dự kiến hoàn thành, thời gian dư, ghi chú. Nên đặt số thứ tự rõ ràng và sắp xếp các đầu việc theo vị trí ưu tiên.

Tùy vào mục đích lập kế hoạch theo ngày, theo tuần hay tháng mà bạn ghi rõ chủ đề của bảng. Ví dụ: BẢNG KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG NGÀY, …

Như vậy, với những hướng dẫn trong nội dung bài viết này chúng ta có thể hoàn toàn tự lập cho mình một bản kế hoạch làm việc hợp lý, phù hợp. Hy vọng, bản kế hoạch làm việc hoàn hảo kết hợp với tài trí của bạn là sơ sở để mọi việc được thực hiện thành công.

Tác giả: Vũ Bích Phượng

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *