Trình kí

Trình kí là thao tác gửi các hồ sơ tài liệu cho cấp trên để xin phê duyệt. Việc trình ký được thực hiện thông qua một loại bìa gọi là bìa trình ký.

Việc trình ký thường được thực hiện bởi thư ký hoặc trợ lý. Người này sẽ mang những hồ sơ, giấy tờ được kẹp vào trong bìa trình ký để đưa đến bàn cùa cán bộ quản lý, lãnh đạo. Người quản lý, lãnh đạo sẽ xem xét và ký duyệt nếu hợp lệ. Hoặc sẽ chỉ ra lỗi và trả lại nếu không đạt yêu cầu.

Bìa trình ký là một loại bìa để làm việc này. Trên thị trường có bán một số loại bìa tình ký A4 và A5. Trong đó bìa trình ký A4 là phổ biến nhất vì nó có thể kẹp được cả A5.

Các hãng bán bìa trình ký trên thị trường hiện nay phải kể đến là Xukiva, Thiên Long, Data King…

Các bước trình kí

Việc trình ký được thực hiện thông qua các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Để trình sếp ký duyệt một hồ sơ, trước hết phải chuẩn bị hồ sơ. Thông thường các công ty đều có mẫu sẵn, người thực hiện chỉ việc điền thông tin, in ra và tự mình ký vào phần “người đề xuất”. Hồ sơ cần được chuẩn bị một cách cẩn thận, tỉ mỉ. Sau khi in ra cần đọc lại và rà soát để đảm bảo nội dung đúng, không sai lỗi chính tả và lỗi trình bày.

Bước 2: Xin chữ ký nháy của trưởng bộ phận

Trưởng bộ phận phải nắm được nội dung, thời điểm và số liệu trong tài liệu xin trình ký. Trưởng bộ phận sẽ thể hiện việc này bằng cách ký nháy vào hồ sơ.

Bước 3: Trình cấp trên để xin phê duyệt

Cấp có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ và ký vào phần phê duyệt. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc cần sửa đổi, cấp có thẩm quyền sẽ phê vào hồ sơ và trả về bộ phận đề xuất. Lúc này người đề xuất sẽ phải làm lại hồ sơ theo ý kiến chỉ đạo của cấp trên. Trường hợp hồ sơ không có vấn đề và được phê duyệt ngay, người đề xuất sẽ chuyển hồ sơ sang các bộ phận liên quan để xử lý tiếp.

Những lưu ý đối với việc trình kí

Với những tài liệu thông thường có thể sử dụng bìa trình ký đơn để kẹp tài liệu. Xếp tài liệu trên bàn của lãnh đạo và chờ đợi. Tuy nhiên, với những tài liệu bảo mật, nhân viên đề xuất phải kẹp hồ sơ vào bìa trình ký đôi để người khác không nhìn thấy. Đôi khi phải đưa trực tiếp cho lãnh đạo mà không nên để trên bàn.

Mua bìa trình ký ở đâu?

Bìa trình ký cũng phải phù hợp và chuyên nghiệp để tạo cảm tình tốt cho lãnh đạo. Các loại bìa trình ký được bán tại các nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm. Khách hàng cũng có thể đặt mua trên các website thương mại điện tử như Shopee, Tiki…

Văn phòng phẩm Sơn CA có bán một số loại bìa trình kí đẹp, chất lượng tốt và giá cả cạnh tranh. Quý khách vui lòng đặt hàng online. Hoặc liên hệ với chúng tôi nếu có yêu cầu khác.