KỆ RỔ ĐỰNG HỒ SƠ LÀ GÌ?
Kệ rổ dùng để đựng hồ sơ là vật dụng giống như chiếc hộp vuông không nắp để đựng hồ sơ giấy tờ. Kệ rổ rổ có nhiều loại nhưng phổ biến là kệ rổ xéo.
Kệ rổ thường có 1 ngăn, 2 ngăn, 3 ngăn và 4 ngăn. Tùy theo như cầu sử dụng và diện tích văn phòng mà người dùng chọn loại kệ phù hợp.
Một số ví dụ để các bạn hiểu về công dụng của kệ rổ:
- Nhân viên trình tài liệu cho trưởng phòng. Nếu trưởng phòng đi vắng có thể để tài liệu vào một ngăn của kệ rổ. Chẳng hạn ngăn thứ nhất. Khi trưởng phòng về sẽ kiểm tra ngăn thứ nhất. Sau khi kí hồ sơ sẽ để sang ngăn thứ 2. Nhân viên thấy ngăn thứ 2 có hồ sơ sẽ hiểu là hồ sơ này cần phải mang sang phòng kế toán. Nếu phòng kế toán trả về thì bỏ lại vào ngăn thứ 3 cho trưởng phòng. Trưởng phòng nhìn thấy có tài liệu ở ngăn số 3 thì hiểu rằng đó là hồ sơ trả về… Kệ rổ có nhiều ngăn sẽ được dùng mỗi ngăn vào một chức năng khác nhau.
- Một nhân viên kế toán có nhiều loại hồ sơ, chứng từ như hồ sơ hoàn ứng, hồ sơ tạm ứng, hóa đơn VAT, hồ sơ kê khai thuế… Nhân viên kế toán đó sẽ để mỗi loại giấy tờ vào một ngăn của kệ rổ. Rất dễ quản lý và thuận tiện khi lấy ra.
- …
ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA KỆ RỔ ĐỰNG HỒ SƠ:
Kệ rổ thường chỉ được dùng để lưu trữ những tài liệu có tính chất tạm thời, chẳng hạn như hồ sơ trình ký, chứng từ đợi rà soát… Hoặc kệ rổ cũng thường được đựng những tài liệu cần thường xuyên sử dụng như tạp chí, sách luật… Trong trường hợp lưu trữ cố định dữ liệu cần xem xét phương án khác.
Kệ rổ có ưu điểm là tiện lợi, nhanh gọn. Nhưng cũng có nhược điểm là không có tính bảo mật. Hãy tưởng tưởng tượng nếu một ai đó tiện tay cầm xấp tài liệu ở ngăn 1 lên xem rồi vô tình để lại vào ngăn 2, bạn sẽ gặp chút rắc rối.
Biết được các ưu điểm và nhược điểm của kệ rổ người dùng có thể chọn cho mình chiếc kệ rổ phù hợp và lưu trữ những tài liệu phù hợp.